Automatizált folyamatok és papírmentes iroda

Hogyan valósíthatom meg a papírmentes irodát a saját cégemnél?

Ismerősnek tűnhet a következő szituáció: Ön vagy valamelyik alkalmazottja reggel besiet az irodába, bekapcsolja a számítógépet, egyik számlát állítja ki a másik után, kinyomtatja, borítékba teszi, és munka után még a postára is elviszi őket. Sok vállalatnál még a mai, digitális korban is ez a bevett eljárás.

Aztán jött a koronavírus és felforgatta a papíralapú folyamatokat. Míg az alkalmazottak többsége otthonról dolgozik, fontos dokumentumok maradnak az irodában. És ez csak egy a sok kihívás közül, amiért a vállalatok a papírmentesség felé vezető útra lépnek. Olvassa el blogbejegyzésünket és ismerje meg, milyen lehetősége van a kkv-knak a papírterheik csökkentésére.

Milyen kihívásokat okozott a COVID-19 világjárvány az irodai folyamatok, például a könyvelés terén?

Sok irodai dolgozó számára a legnagyobb kihívást egyértelműen a hirtelen változás jelentette. Láttam, ahogy barátaim és családtagjaim igyekeztek új megoldásokat találni a helyzet kezelésére.

Egy jó példa: míg egy adott cég minden alkalmazottja otthonról dolgozott, egyikük rendszeresen bement az irodába, kibontotta leveleket, beszkennelte a számlákat, majd e-mailben elküldte a számviteli osztály munkatársainak. Kiderült, hogy ez a módszer közel sem volt olyan hatékony, mint ahogy elképzelték, ezért gyorsan felhagytak vele.

Egy másik, általam ismert cégnél nagyobb fennakadás történt. Egy alkalmazott megkérte az összes beszállítót, hogy a számlákat a saját lakcímére küldjék. Nemsokára csaknem tonnányi élelmiszert szállítottak az ajtaja elé, mert a partnerek azt gondolták, hogy nemcsak a számlázási cím, hanem a szállítási cím is változott. Ha elektronikus adatcserét (EDI) használtak volna, mindez nem történik meg.

Milyen üzleti dokumentumok digitális adatcseréjére van lehetőség?

A számlák (INVOIC) csak néhány dokumentum a sok közül, amelyek digitalizálhatók. Sok EDI-felhasználó dönt úgy, hogy teljes, úgynevezett purchase-to-pay (vásárlástól a fizetésig) folyamatát automatizálja, a megrendeléstől az átutalási értesítésig. Többek között ide tartozik a megrendelés visszaigazolása (ORDRSP) és a feladási értesítés (DESADV). Általánosságban elmondható, hogy minden üzleti dokumentum, beleértve a törzsadatokat is (PRICAT – árkatalógus), digitalizálható.

Mennyit takaríthatunk meg egy papírmentes irodával?

A megtakarítás mértéke a dokumentumok mennyiségétől, a vállalat méretétől, a belső költségszerkezettől és sok egyéb tényezőtől függ.

Különböző tanulmányok, például a Billentis által végzett számítások azt mutatják, hogy a papírszámlákhoz képest a számlakibocsátók átlagosan 6,60 eurót, azaz a kiadások nagyjából 60 százalékát spórolják meg, ha e-számlázást használnak.

Hasonló mértékű megtakarítás lehetséges a számla címzettje számára is. Ami még fontosabb, a megtakarítási potenciál túlmutat a számlákon, mivel a folyamatok összessége gyorsabban és egyszerűbben valósul meg.

Hogyan működik ez a folyamat a gyakorlatban, ha egy vállalat nem használ elektronikus adatcserét?

Az EDI végső soron arról szól, hogy egyik vállalatot összekapcsoljuk a másikkal annak érdekében, hogy digitálisan kommunikálhassanak egymással. Az első lépés a vállalatok közötti írott megállapodás.

Íme egy valós példa: tegyük fel, hogy egy gyártó cég bizonyos mennyiségű árut szállít egy kiskereskedőnek. Ezek a vállalatok először törzsadatokat cserélnek, és rendszeresen frissítik azokat. A törzsadatok a  termékkel kapcsolatos információk például a cikkszám (GTIN/EAN), a súly, a címkézés, vagy a tápérték adatok. Amikor egy kiskereskedő megrendelést ad le, a szállítással kapcsolatos adatok is megjelennek.

A vállalatok továbbra is dönthetnek úgy, hogy ezeket az információkat papíron cserélik ki, mint 40 évvel ezelőtt. Ennek azonban nem kell így lennie. Lehetőség van interfészek létrehozására a vállalatok ERP rendszerei között. Ez az elektronikus folyamat kis- és nagyvállalatok számára egyaránt elérhető.

Hány számlát kell kiállítani ahhoz, hogy ez megtérüljön?

A teljesen automatizált elektronikus adatcserének általában akkor van értelme, ha rendszeres, és jelentős mennyiségű dokumentum áll rendelkezésre. Ha csak öt számlát állít ki havonta, nem kifizetődő az EDI-ra költeni. Figyelembe kell venni a költség/haszon arányt.

A jó hír az, hogy bizonyos megoldások segítségével szinte bármilyen méretű cég profitálhat a digitalizációból. Kulcsfontosságú elem a vezetői szintű, változtatásra való hajlandóság. El kell fogadnunk, hogy többé már nem dolgozhatunk úgy, mint a régi időkben.

Milyen megoldások állnak rendelkezésre a kisvállalkozások számára?

A kkv-k számára készült e-számlázás megoldás egyetlen nap alatt megvalósítható, segítségével bármely vállalkozás készen állhat az EDI használatára. Ezzel az úgynevezett Web EDI megoldással a felhasználók online jelentkeznek be a rendszerbe, használatukhoz nincs szükség ERP rendszerre.

Kompromisszumos megoldásként működhet a PDF alapú, úgynevezett PDF e-számlázás. Ezeket a számlákat ki lehet küldeni elektronikusan, de csak akkor, ha az üzleti partnerek rendelkeznek a szükséges infrastruktúrával ahhoz, hogy közvetlenül beépítsék a számviteli rendszerükbe.

Ha szeretne többet megtudni az e-számlázásról, ajánlom a „Mitől lesz elektronikus egy számla?” című blogbejegyzésünket.

Sok cég használ elektronikus adatcserét?

A szám valójában magasabb, mint gondolná. Csak az EDITEL Ausztriában több mint 20 000 vállalkozást kapcsolt az EDI  rendszerhez, ezzel  piacvezető az elektronikus adatcsere területén. Emellett Magyarországon kívül több, környező országban is rendelkezik irodával, így biztosan elmondhatjuk hogy az elektronikus adatcserét használó cégek száma igen magas.

Hogyan állnak más vállalatok a papírmentes irodához?

Vannak olyan vállalatok, amelyek havonta csak 40-50 megrendelést dolgoznak fel, de arra számítanak, hogy ez a szám két-három éven belül növekedni fog, ezért idejében befektetnek egy ERP-rendszerbe. Lehetőség van modulok hozzáadásával történő frissítésre is, ami minimalizálja a befektetés kockázatát.

Szeretne többet megtudni a folyamatautomatizálásról és a papírmentes megoldásokról?

Olvassa el további cikkeinket, vagy hívja tanácsadó kollégánkat a +36 23 504 847 – es telefonszámon! 

Szerző

Légrádi László
Az EDITEL Hungary ügyvezetője