Az e-számla előnyei

Terméke, szolgáltatása, munkája ellenértékét mindenki szereti megkapni, viszont kevés emberrel találkoztam eddig, aki élvezné a hagyományos számlázást. A számla kiállítása, többpéldányos nyomtatása (vagy fénymásolása), boritékolása – címzése, a tértivevény űrlap kiállítása postázása, hosszú, nem túl izgalmas tevékenység. Emellett nyugodtan állíthatjuk, hogy rettenetesen pazarló és környezetszennyező folyamat. Pazarolja a papírt, a nyomtató festékpatronját, az elektromos áramot – de leginkább a legfontosabb és legdrágább erőforrást, a munkaidőt.

A hagyományos, nyomtatott számla ráadásul drága is. Egy számla átlagos költsége 140-200 forint. Ezzel szemben egy elektronikus számla költsége 10-20 forint alatt marad. (Ha esetleg a többi érvünk nem hatna, ezt mindenképpen érdemes szem előtt tartani!)

Egy havi néhány számlát kibocsátó cégnél leginkább csak a munka hatékonyságát rontja, ha más, fontosabb tevékenységet kell megszakítani a számlázás kedvéért. Egy közepes forgalmú webshop esetében viszont már óriási terhet jelent a számlák folyamatos kiállítása.

Az e-számlázás átláthatóbbá teszi a folyamatokat

Az e-számla előnyei nemcsak a költségekben egyértelműek. Miközben egy hagyományos, posta útján kézbesített számla gyakran csak napok alatt ér a vevőhöz, ott a postázó és a tényleges címzett között tovább bolyong, az e-számla gyakorlatilag azonnal célba ér, megjelenik a vevő rendszereiben. 

Miközben a hagyományos, levélben, postán keresztül küldött számlák körül gyakori a bizonytalanság (nem kapta meg, nem nyitotta ki, a cégen belül elkallódott stb.) a megfelelő platformon keresztül elküldött e-számla nyomon követhető, annak beérkezése, megnyitása jól látható. Az e-számla esetében az időbélyegző és az elektronikus aláírás olyan, a számlától elválaszthatatlan adatok, melyek leegyszerűsítik a számla követését és azonosítását.

Az e-számla további előnyei közé tartozik, hogy késedelmes fizetés esetén a szokásos figyelmeztető – felszólító levelek egyszerűen, automatikusan kiküldhetők. 

Az e-számlázás segíti a számlák kezelését

A számla “élete” nem ér véget a kiküldéssel és a befogadással. Az ellenőrzéshez, a kimutatások készítéséhez is szükség van a korábbi számlákra. 

Aki keresett már tonnányi lefűzött dokumentum között egy fontos számlát, most értékelni fogja az e-számlák kitűnő archiválási lehetőségét és az egyszerű, hatékony kereshetőséget. (Az utóbbi természetesen tartalmazza a dátum és cég számlaszám szerinti szűrési lehetőségeket is.)

Automatikus számlázás

A tévhitekkel ellentétben az automatizálás nem azt jelenti, hogy a gépek elveszik az emberek elől a munkát, hanem azt, hogy átveszik a monoton, gondolkodást nem igénylő, agypusztító folyamatokat. Az e-számlázás előnyei közé tartozik, hogy kitűnően automatizálható. Valljuk be, egy automatizált számlázó program gyorsabban, precízebben és olcsóbban készíti a napi 100 (vagy több) számlát, mint a legügyesebb asszisztens.

Sok cégnél működnek már CRM, vagy más, ügyfél-adatbázist kezelő rendszerek. Óriási pazarlás, ha ezek és a számlázás egymással párhuzamosan működnek. Az e-számlázás előnyei közé tartozik, hogy a számlázást képes integrálni a megfelelő vállalati rendszerbe, így tovább gyorsítja és átláthatóbbá teszi azt.

Összegzés

Az e-számla óriási előrelépést jelent a számlázásban. A gyorsabb, átláthatóbb, kezelhetőbb számlázás kihat a céges működés többi területére is. Az e-számla előnyei ugyanúgy jelentkeznek egy néhány fős cégnél, mint egy nagyvállalatnál. 

Cége nyomtatós-boritékolós-postázós számlázásnál tart? Ismerje meg az EDITEL e-számlázási megoldásait, lépjen kapcsolatba munkatársunkkal, és kérje díjmentes konzultációnkat!

Szerző

Légrádi László
Az EDITEL Hungary ügyvezetője