Az üzleti dokumentumok új korszaka

Új trend az üzleti dokumentumok kezelésében

A koronavírus-járvány során Ausztriában is sok vállalat rájött, milyen kényelmetlen a papír alapú dokumentumok feldolgozása így, hogy az emberek otthonról dolgoznak. Létezik egy varázslatos eszköz, amellyel az összes papírmunka megszűnik: az EDI (Electronic Data Interchange/ elektronikus adatcsere).

A legtöbb irodába belépve egészen a közelmúltig nyomtatott üzleti dokumentumok (megrendeléseket, számlákat és szállítóleveleket) voltak láthatók. A távmunka térnyerése miatt azonban az emberek kénytelenek voltak megkérdőjelezni ezeket a folyamatokat, mivel a dokumentumok fogadása, feldolgozása és archiválása hirtelen logisztikai kihívássá vált. A technikai vívmányt, amit széles körben használnak az összes papírmunka kiváltásához, elektronikus adatcserének (vagy EDI-nak) hívják.

Ez a megoldást évek óta használják az olyan, nagyobb vállalatok, mint a SPAR, a REWE, a Coca Cola és a L’Oréal, és most a kkv-kat is segíti folyamataik egyszerűsítésében. A kis- és középvállalkozásoknak lehetőségük van dokumentumaikat elektronikusan elküldeni partnereiknek, akár az irodábbólan, akár otthonról. A bécsi székhelyű, Ausztriában piacvezető EDITEL Group, számos leányvállalatának és üzleti partnerének köszönhetően -köztük Magyarországon is- sikeresen támogatja a cégek ezen törekvését.

„Egyre több az olyan kis- és középvállalkozás, amely már nem akar időt pazarolni az üzleti dokumentumok kézi feldolgozására, hiszen munkatársainak energiáját eredményesebb feladatokra is fordíthatja “ – mondta el Gerd Marlovits, az EDITEL ügyvezetője. Az EDI nemcsak időt és pénzt takarít meg, hanem drasztikusan csökkenti a hibalehetőségek számát is.

Az elektronikus adatcsere kínálta lehetőségek

Klaus Schaffer, EDI szakértő kifejtette, hogy a vállalatok hogyan lehetnek részesei ennek a nemzetközi szinten is széles körben alkalmazott rendszernek: “Végső soron arról van szó, hogy az egyik vállalatot összekapcsolják a másikkal, hogy digitális formátumban kommunikálhassanak egymással.” Az első lépés mindig a vállalatok közötti megállapodás.

„Tegyük fel, hogy egy gyártó cég bizonyos mennyiségű árut szállít egy kiskereskedőnek. Ezek a vállalatok először törzsadatokat cserélnek, amelyeket rendszeresen frissítenek” – magyarázta a szakértő. A törzsadatok tartalmazzák a termékkel kapcsolatos fontos információkat, mint például a cikkszám (GTIN / EAN), súly, címkézés, tápanyag stb. Valahányszor a kiskereskedő megrendelést ad le, ehhez még tranzakciós adatok is hozzáadódnak. Ezen adatok az interfészeken keresztül papírmentesen kerülnek egyik üzleti partner ERP rendszeréből a másikéba és fordítva. Ez az elektronikus folyamat a kis- és nagyvállalkozások számára egyaránt elérhető.

Digitalizált számlák feldolgozása

A kkv-k számára az úgynevezett e-számla megoldás nagyszerű választás számlázási célokra. Ez a megoldás lehetővé teszi a kkv-k számára, hogy költségvetésük figyelembevétele mellett biztosítsák a számlák biztonságos és nyomon követhető elektronikus kézbesítését és archiválást Ezzel a technológiával a vállalkozások rövid időn belül képesek bekapcsolódni az EDI adatcserébe. “Ezzel a egyszerű EDI megoldással a felhasználók az internetet használják az online platformra való bejelentkezéshez” – magyarázta Klaus Schaffer. Az EDITEL szakértői segítenek meghatározni, hogy melyik EDI alkalmazás a legjobb választás az adott vállalkozás számára.

Öt tipp a legjobb EDI megoldás megtalálásához

1. Elemezze üzleti folyamatait

A kezdeti áttekintés kulcsfontosságú. Többek között ellenőrizze, hogy vállalata használ-e ERP rendszert, és rendelkezik-e az elektronikus adatcseréhez szükséges interfészekkel. Egy másik megfontolandó kérdés, hogy milyen üzleti dokumentumokat (megrendeléseket, szállító-leveleket, számlákat) és milyen mennyiségben szeretne havi szinten küldeni és fogadni.

2. Keresse meg az Ön igényeinek leginkább megfelelő EDI megoldást és szolgáltatót

Amennyiben az üzleti dokumentumok kis mennyiségben kerülnek továbbításra, egy webes EDI portált használhatnak az EDI gyors és olcsó eléréséhez. Az olyan EDI megoldások, amelyek lehetővé teszik az adatok integrálását a vállalat meglévő ERP rendszerébe, a nagy dokumentum forgalommal rendelkező vállalkozások számára bizonyulnak tökéletes választásnak. A tapasztalt EDI-szolgáltatóként az EDITEL megoldása olyan lehetőségekkel rendelkeznek, amelyek bármilyen méretű vállalkozás igényeinek megfelelnek, ezen felül segítséget nyújtanak a megvalósításban és az új partnerek bevonásában. Az EDITEL eXite platformját például világszerte több mint 20 000 vállalkozás használja. A világ szinte minden vállalatához képes eljutni, feltéve, hogy az elektronikus adatcserét használ.

3. Szinkronizálja a törzsadatokat

Az EDI-projekt korai szakaszában szükséges szinkronizálnia a törzsadatait (cikkszám / GTIN, partnerazonosító / GLN) üzleti partnere törzsadataival. Ez az alap biztosítja a hibátlan elektronikus kommunikációt.

4. Futtasson egy tesztfázist

Mielőtt elkezdené az elektronikus adatcserét, el kell végeznie egy tesztfázist néhány EDI-üzenettel. A sikeres ellenőrzés után érdemes egyeztetni az üzleti partnerekkel egy bizonyos időkeretet az összes kommunikációs folyamat és az üzenetek feldolgozásának tesztelésére.

5. Most már készen áll

Ezt követően készen áll az élő műveletek megkezdésére üzleti partnereivel. Az EDITEL munkatársai szakértő segítséget nyújtanak a folyamat minden lépésében.

Szeretné bevezetni az EDI-t, de nem tudja, hogy kezdjen bele? Írjon a sales@editel.hu címre és mi segítünk!