E-számlázás az élelmiszeriparban

EDI a Fevita Hungary Zrt.-nél – e-számlázás az élelmiszeripar területén

A FEVITA HUNGARY Zrt. egyike Magyarország legnagyobb, gyorsfagyasztásos tevékenységgel foglalkozó vállalatainak. A székesfehérvári központú, mintegy 200 főt foglalkoztató cég folyamatos fejlesztésekkel és kiterjedt marketingtevékenységgel biztosítja versenyképességét. Ennek a stratégiának a részeként döntöttek úgy, hogy teljes mértékben elektronikus számlázásra állnak át.

A projekt bevezetése előtt az élelmiszeripari vállalat jellemzően hagyományos módon, papírra nyomtatva adta ki számláit, amely nem csak magas költségeket és sok erőforrást igényelt, de a környezettudatosság szempontjából sem felelt meg a „papírmentes” irodára vonatkozó elképzeléseiknek.

Az EDITEL Magyarországgal közös projektjük 2019 őszén indult, és 2020 januárjában zárult le. Ennek során kétféle számlaküldési lehetőséget is kialakítottak vevőik számára. Egyrészt az EDI rendszerhez való kapcsolódást, mely esetén az adatcsere közvetlenül a rendszeren belül történik, másrészt az emailben megküldött link alapján történő letöltési lehetőséget.

E-számlázás és élelmiszeripar

A FEVITA évente átlagosan 19-20 ezer számlát állít ki több mint 500 vevője részére. A PKI (elektronikus aláírással ellátott) számlaküldést alkalmazták a legtöbb vevőnél, a nagyobb partnerekkel pedig – ahol korábban már bevezetésre került az EDI rendszer-, az ezen keresztül történő kommunikációra szerződtek.

A kezdeti nehézségekre így emlékeznek vissza: „Az egyik legnagyobb kihívást az jelentette, hogy több modulban számlázunk és emiatt többféle számlát bocsátunk ki. Emiatt egészen közel az éles induláshoz metodikát váltottunk, mert egyszerűbbnek láttuk az ERP rendszerből biztosítani a számlaképet annak minden adatával együtt, mint a szolgáltató partnernél felkészíteni a rendszert a többféle számlakép elkészítésére”, árulta el Szemerei Judit, gazdasági igazgató.

Néhány vevő kezdetben nehezebben fogadta az új rendszert, azonban már néhány hét alatt látszott, hogy az egy sokkal gyorsabb és átláthatóbb üzleti működést tesz lehetővé, amely költség és munkaidő szempontból is megtakarítást jelent a cégnek, emellett jelentős terhet vett le a munkatársak válláról.

Az e-számlázással az értékesítéshez kapcsolódó bizonylat hamarabb kerül a partnerekhez, így gyorsabban és hatékonyabban történik meg az adatok feldolgozása, ezáltal a számla jóváhagyása és az ellenérték kifizetése is. A jóval kevesebb papír felhasználása és a nyomtatók használatának drasztikus mérséklése az irodai költségek csökkenését jelenti, továbbá az elektronikus úton történő postázás gazdaságosabb megoldásnak bizonyul a hagyományos, postai úton történő továbbításnál.

„Az e-számlázással éves szinten egy jelentős tételszámú bizonylatot kibocsátó vállalkozás több százezer Ft-os vagy akár milliós értékben tud költséget megtakarítani.”- tette hozzá Szemerei Judit. „Az Editel Hungary Kft. a bevezetés előtt is partnerünk volt, és ezúttal is sikerült elnyernie a bizalmunkat. Tudtuk, hogy mit szeretnénk és meg is kaptuk, a rendszer működik és elégedettek vagyunk.”

A cég a jövőre vonatkozóan a számlázáshoz kapcsolódó minden dokumentum (szállítólevél, teljesítés igazolás, átvételi elismervény, mérlegjegy, stb.) digitalizálását tervezi, továbbá örömmel üdvözli, „ha minél többen térnek át az EDI rendszer alkalmazására, ezzel újabb lépést megtéve a hatékonyabb, gyorsabb kommunikáció irányába.” nyilatkozta végül Szemerei Judit.

EDI nyújtotta előnyök a FEVITA Hungary Zrt.-nél

• EDI kommunikáció
• PKI számlázás
• A jogszabályi előírásoknak megfelelő digitális archiválási megoldás
• Jelentős megtakarítás a költségek, az idő és az erőforrások tekintetében