Hogyan győzte le EDI herceg a hatalmas archívum sárkányt

A mai rohanó időben is jut idő egy szép mesére. De vajon tényleg mese, amit most hallanak?

Élt egyszer valahol, egy modern királyságban egy bölcs király, Lex, aki mindennél fontosabbnak tartotta országa védelmét.

Olyan király volt, akit érdekelt a modern technika, és ezt a törekvését a királyság összes alattvalója támogatta. A kereskedők sikeresek voltak, így mindenféle árut elérhetővé tettek: ruhát, élelmiszert, kozmetikumokat, gépeket és autókat. Számos gyár működött, amelyek összetett termékeket állítottak elő nagy tételben. Persze a gyárak nem állítottak elő mindent, és ez nagyszerű lehetőséget teremtett a kézművesek számára, hogy a hiányzó alkatrészeket legyártsák és eladják a gyáraknak. A kisvállalkozók és kereskedők pedig kenyeret sütöttek, virágot árultak és házakat építettek.

Mint mondtam, Lex bölcs király volt. Tudta, hogy ha biztosítani akarja a királyság fennmaradását, két szabályt kell követnie: meg kell védenie a természetet és annak erőforrásait, valamint pénzt kell gyűjtenie a királyság működtetésére.

– Alattvalóim! Ha valóban azt akarjátok, hogy országunk virágozzon, egy dolgot kérek tőletek. Ha bármilyen pénzügyi tranzakciót hajtotok végre, azt szeretném, ha a tranzakció értékének egytizede királyságunk bankszámlájára kerülne. Ez segít kifizetni az őröket és az orvosokat, akik a királyságunkért dolgoznak, ti pedig ingyenesen vehetitek igénybe a szolgáltatásaikat – jelentette ki egy napon.

Így minden gyárban volt egy külön részleg, amely a pénzügyekért felelt, és léteztek olyanok is, akik más vállalkozók és kereskedők pénzügyeit intézték. Ezeket a megszerzett pénzeszközöket maga a király kezelte. Volt a királynak egy lánya, Docilis, aki mindenben segítette. Az alattvalók boldogok voltak, mert egyetlen kötelességük az országgal szemben az egy tized befizetése volt, a többit a megélhetésükre fordíthatták. Mindenki boldogult, és az ország virágzott.

Egy nap Lex király felébredt, majd odalépett az ablakhoz, és így tűnődött: “Hogy lehet ilyen sok fatönk a kastélyparkban? Hová tűnnek a fák?” Mindenfelé kérdezősködött, mire ezt a választ kapta:
– Minden pénzügyi tranzakciót papíron kell rögzíteni.

Minden gyárnak, minden kereskedőnek és minden iparosnak ki kellett nyomtatnia, hogy mit és kinek adott el, mennyit kapott érte, és ebből az összegből mekkora rész a királyságé. Ezt az összeget aztán egy speciális bankszámlára kellett utalniuk. Ráadásul minden rendelést kinyomtattak, hogy egyértelmű legyen, mit, kitől és milyen mennyiségben rendeltek. Szükség volt egy speciális igazolás kinyomtatására is, amelyen szerepelt a megrendelt áru kiszállításának helye, és egyúttal a másik fél képviselője is aláírta, hogy az áru átvétele megtörtént, és ez alapján kifizetést kérhettek.

Valóságos papírrengeteg keletkezett. Ahogy az emberek gazdagodtak és gazdagodtak, egyre több árut és szolgáltatást vásároltak, ami a királyság bankszámláján lévő bevételt is növelte. Ezzel együtt azonban megnövekedett a nyomtatott papírok száma, és egyre több fa tűnt el a kastélyparkból, amelyet nyomdapapír előállítására használtak. A király ezért úgy döntött, hogy közbelép, és lányával együtt új szabályozást dolgoztak ki.

– Az üzleti tranzakciók nyilvántartása továbbra is változatlan marad, de a nyomtatást az elektronikus dokumentumkezelés váltja fel. Hiszen mindenkinek van számítógépe és e-mail címe. Csak egy PDF-fájlt kell elküldeni, amit a papíralapú dokumentum elektronikus változatának tekintünk – jelentették ki.

A király és a hercegnő elégedett volt. Nyilvánvaló volt, hogy a szabályozás működik. A kastélypark fái így megmenekültek – legalábbis kezdetben úgy tűnt…

Egy nap aztán a király ismét az ablakhoz lépett, és meglepődve látta, hogy minden erőfeszítésük ellenére a parkból megint rengeteg fa eltűnt. Ráébredt, hogy az idő egyre fogy, és segítségre lesz szüksége. Hiszen nincs abban semmi rossz, ha egy tapasztaltabbtól kérünk segítséget. Ez a tapasztalt személy pedig a szomszédos királyság elsőszülött hercege, Edi volt.

– Kedves Edi, kérlek, gyere el hozzánk, van egy feladatom a számodra. Ha akarod, cserébe megkapod a lányom kezét – hangzott az Edinek küldött e-mail szövege. Edi herceg rendkívül kedves és segítőkész volt, így Docilis már el is képzelte őt leendő férjeként.

Edi herceg hamarosan megérkezett a királyságba, és rögvest munkához látott. Kiment a kertbe, és beszélt az udvari favágókkal, hogy megtudja, kinek szállítják a rengeteg fát. Kiderült, hogy a helyi papírgyárnak több ügyfele is volt, de a papír nagy részét a hétfejű Archívum sárkány vitte el, akit maga Lex király alkalmazott.

Lex király ugyanakkor megfeledkezett egy régi szabályozásról, amely szerint a keletkezett dokumentumok egy részét a kiállításuk után tíz évig meg kell őrizni, hogy kiderüljön, mit, mikor, és mennyiért adtak el. Mindezt azért, hogy ellenőrizhessék, a megfelelő pénzösszeg érkezett-e a királyi számlára, és elkerüljék a csalást. Mert az emberek sokfélék, és időnként bizony becstelenek.

Mivel a királyság kicsi volt, úgy döntöttek, hogy mindent egy nagy barlangban tárolnak, ahol a hétfejű Archívum sárkány élt. Remek ötlet volt, hiszen mind a hét fejét használhatta dokumentumarchívum-kezelési tevékenységre (létrehozás, kategorizálás és szükség esetén visszakeresés).

Edi herceg megoldása

Edi herceg hamar szembesült a fő problémával. Mivel a dokumentumok csak digitális formában léteztek, és nem volt leírás arról, hogy mit tartalmaz a dokumentum, ki és mikor adta ki, szükség volt az Archívum tevékenységére.

A sárkány kinyomtatta, bedobozolta, megjelölte és a megfelelő polcra tette a dokumentumokat. Bár a papír mennyisége csökkent, a nagy része továbbra is nyomtatásra került. Edi úgy döntött, hogy véget vet ennek.

Lex király és Docilis hercegnő egyetértett abban, hogy az elektronikus dokumentum nem azt jelenti, hogy készítünk egy képet és elküldjük valakinek e-mailben. Ezért egy kifinomult eljárást dolgoztak ki a dokumentumok elektronikus változatainak elkészítésére, az összes szükséges információ megőrzésére, és elektronikus feldolgozására. Nem volt többé szükség arra, hogy valaki elolvassa és átírja ezeket a számítógépes űrlap megfelelő rovataiba. A herceg tiszteletére a formátum az EDI nevet kapta.

De ez csak egy része volt a munkának. A hétfejű Archivum sárkány munkastílusán is változtatni kellett. Bár volt számítógépe, azt csak dokumentumok nyomtatására, és mentésére használta. Edi azzal az ötlettel állt elő, hogy a királlyal kötött megállapodás értelmében a dokumentum elektronikus változata ugyanannyit ér majd, mint a nyomtatott dokumentum. Azonban azzal a feltétellel, hogy megfelelően le van pecsételve egy speciális elektronikus bélyegzővel és aláírással, amelyet Lex király ellenőriz, és amelyben megbízik. Attól fogva nem kellett többé nyomtatniuk. Nemsokára kiderült, hogy ez egy nagyszerű döntés volt.

A hétfejű Archivum sárkány azonban beteg lett, és folyton köhögött. Valószínűleg el tudják képzelni, hogyan néz ki, amikor egy hétfejű sárkány köhög. Az egyik tűzgolyó, amit felköhögött, a polcon landolt, és a papírok azonnal lángra kaptak. Visszavonhatatlanul megsemmisültek.

Az elektronikus dokumentumoknak azonban nem esett baja. Volt ugyanis egy tartalék számítógép, ahol az adatokról másolatokat készítettek éppen azért, hogy a valami történne az adatokkal, akkor gyorsan és egyszerűen lehessen újabb másolatot készíteni róluk.

És amikor Edi, Lex és Docilis úgy döntött, hogy digitalizálják az archívumot, az Archívumnak kevesebb dolga volt, és végre több időt szentelhetett önmagára. Gyorsan felépült, és ha jól hallottam, azóta Digitis sárkány is beköltözött a barlangjába, és együtt várják a kis sárkányok érkezését…

Így mentette meg Edi herceg a királyságot a hanyatlástól. Minden ott élő embernek több ideje volt önmagára, és élvezte az életet. Edi és Docilis összeházasodtak, Lex király pedig nyugdíjba vonult. Átadta Edinek a koronát és a jogart, és a hobbijának szentelte magát. Egy nap a folyónál horgászott, amikor azt vette észre, hogy egy gólya érkezett a kastélyba egy kis csomaggal. Vajon mi lehetett benne?

Ami eddig mesének tűnt, az ma már valóság. Kíváncsi, hogyan kezeli Edi az előtte felmerülő problémákat? Hogyan könnyítette meg a hétfejű sárkány, Archívum munkáját? Lépjen kapcsolatba az EDITEL-lel, és szívesen mesélünk erről még többet.

Szerző

Svatopluk Vít
Technical Sales Support Consultant, EDITEL CZ