EDI Kommunikáció: A járműipar fejlődésének motorja

A lassan 128 éves járműipari tapasztalattal rendelkező RÁBA Nyrt-t valószínűleg már mindenki ismeri, hiszen az iparág egyik legnagyobb hazai vállalata. A fejlődésre és fejlesztésre mindig nyitott cég digitális kommunikációját szerette volna hatékonyabbá és átláthatóbbá tenni az EDI sokrétű megoldásain keresztül, ebben volt segítségükre az EDITEL Hungary Kft. szakértő csapata.

A most készített interjú keretein belül szeretnénk visszaemlékezni a sikerrel zárult projekt jövőbe mutató, ám nehézségekkel tűzdelt folyamataira.

Már régebbi együttműködésről beszélünk, vissza tudnátok emlékezni, hogy hogyan is indult ez a kooperáció?

Takáts László: A Rába csoportnak már régóta tartó kapcsolata van az EDITEL Hungary-vel, mely korábban négy vevővel biztosította az EDI kommunikációt. Emellett a Rábának más vevői is voltak, akikkel szintén EDI kapcsolatban állt, azonban ezeknél a kommunikáció nem az EDITEL Hungary közreműködésével, hanem egy saját kommunikációs szerveren keresztül zajlott. Ez volt az eredeti helyzet.

Három évvel ezelőtt elindult a vállalatcsoportnál az új vállalatirányítási rendszer bevezetése és az egyik fő kihívást az jelentette, hogy hogyan tudjuk az új rendszerbe integrálni az EDI kapcsolatot, és ezzel egyidejűleg folytatni a korábbi vállalatirányítási rendszerben működő folyamatokat. Az EDITEL Hungary segítségét kértük ebben a feladatban.

Milyen vállalatirányítási rendszer volt az, amit eredetileg használtatok és milyen új rendszerre váltottatok?

Takáts László: Korábban évtizedekig az Oracle rendszert használtuk, most pedig az Inforra mint új vállalatirányítási rendszerre álltunk át. A bevezetés során az éles üzeneteket tulajdonképpen megkettőztük, és mind az Oracle rendszerébe, mind az Infor teszt rendszerébe is megérkeztek ezek az üzenetek, így lehetőségünk nyílt az új rendszert is tesztelni. Ennek a párhuzamos működés biztosításának feladatával kerestük meg 3 éve Hernádi Gábort az EDITEL Hungary Senior Sales Manager-ét.

Hogyan zajlott a projekt megvalósítása?

Takáts László: A projektnek több fázisa volt. Az első ezek közül, hogy minden Rába vevőpartner EDI kommunikációja átkerült az EDITEL Hungary-hez. Korábban csak négy partnerrel kommunikáltunk az EDITEL Hungary segítségével, míg a mostani adatok szerint ez a kommunikáció 17 cégcsoport 65 cégével történik ebben a formában.

Ez egy hosszabb folyamat volt, melyben az EDITEL Hungary csapatából Pressing Ákos és Papp Péter segített elvégezni a kommunikációs átállásokat. Ennek eredményeként a kommunikáció az összes érintett vevővel már az EDITEL Hungary-n keresztül működött

A második lépésben célul tűztük ki, hogy ezt a kommunikációt bejövő irányba integráljuk az új vállalatirányítási teszt rendszerünkbe.

A harmadik lépésben a bejövő üzenetekben megadott vevői igény adatok alapján a Rába egyes szakterületeinek kollégái elkezdték az új rendszerben tesztelni az igények feldolgozását, például, ellenőrizték, hogy megfelelően jelennek-e meg az igény adatok, illetve teszt kiszállítási tranzakciókat végeztek, és ellenőrizték a létrejött szállítási dokumentumok tartalmát.

Az utolsó lépésben már az új, még teszt állapotú rendszerünkből kezdtük kinyerni az üzeneteket, és elkezdtük tesztelni a kimenő irányú kommunikációt is. Papp Péter az EDITEL Hungary részéről az új rendszerből előállított EDI üzenetek tartalmát ellenőrizte és validálta, hogy szerkezetileg és adattartalmilag megfelelőek-e.

Miután a folyamatok minden szempontból készen álltak, megtörtént az éles átállás, mely az EDITEL Hungary csapata felkészültségének köszönhetően zökkenőmentesen zajlott. Ekkorra már körülbelül egy hétnyi bejövő forgalom várt arra, hogy az éles indulás időpontjában betöltsük az új rendszerbe, ezek betöltése után pedig elindíthattuk a tényleges kommunikációt az éles Infor rendszer felé.

Az új vállalatirányítási rendszer éles indulását követően április végéig átmenetileg még fenntartottuk a kommunikációt a korábbi ERP rendszer és az új teszt rendszer felé is, így a kommunikáció gyakorlatilag három csatornán zajlott. Ezeket a párhuzamos kommunikációkat mostanra teljesen megszüntettük.

Volt esetleg olyan feladat, amely eredetileg nem volt betervezve a projekt megvalósítása során?

Takáts László: Igen, az évek során szükségessé vált az úgynevezett self billing funkció bevezetése is. Ebben az esetben a számlát nem a RÁBA küldi el az EDI-n keresztül a vevőnek, hanem a vevő maga állítja ki, majd azt a Rábának továbbítja az EDI-n keresztül, amely így kerül rögzítésre a saját rendszerében.

Melyek a leggyakrabban használt üzenet típusok?

Takáts László: Partnereink egy része EDIFACT, másik része VDA szabványt használ, ennek megfelelően bejövő irányban DELFOR, illetve VDA4905 üzeneteket fogadunk.

Kimenő irányba, vagyis a vevők felé DESADV, illetve VDA4913 üzeneteket küldünk, feladási értesítésként.

Hat partnerünknek INVOIC típusú számlaüzenetet küldünk EDIFACT formátumban, és emellett egy partnerünk esetében alkalmazzuk a self billing funkciót.

Volt olyan váratlan kihívás a projekt során, amire nem voltatok felkészülve, és amely akadályozta a folyamatokat?

Takáts László: Többször találkoztunk kihívásokkal és problémákkal a projekt során, de minden esetben, az EDITEL Hungary támogatásával ezeket sikeresen megoldottuk. Az egyik esetben például egy összetett folyamatba ütköztünk. Egyik partnerünkkel az Infor projekt során kellett áttérni EDI kommunikációra, számukra a Rába volt az első tényleges EDI partner, és több résztvevő közös erőfeszítésével sikerült elérni, hogy az új vállalatirányítási rendszer éles indulására ez az átállás is sikeresen megtörténjen, tekintettel a speciális igényekre, illetve a több résztvevő közötti együttműködés menedzselésére. Papp Péter EDITEL Hungary részéről nagyon sokat segített abban, hogy sikerüljön határidőre megoldani ezt a feladatot.

Milyen előnyöket élveztek az EDI-kommunikáció bevezetése után?

Takáts László: Korábban a Rába vevőinek volt elvárása, hogy az EDI segítségével tudjanak kommunikálni velünk, mint beszállítóval. Ennek a vevői elvárásnak a teljesítése kiemelt fontosságú volt a Rába számára. Az új Infor rendszer bevezetése kapcsán tudatosodott, hogy a nagy mennyiségű igények kezelése könnyebbé válik, ha azokat elektronikusan automatizált módon tudjuk kezelni, ezért elengedhetetlen az EDI kommunikáció bevezetése a vevőkkel. Az ügyfélszolgálat hatékonyabban tudja ellátni feladatait, ha a vevői igényeket elektronikusan dolgozzák fel, ezzel időt és emberi erőforrásokat is megtakarítva.

Mi volt a projekt során az a tényező, ami segített könnyedén átgördülni az akadályokon?

Motyovszki László: Megnyugtató volt, hogy amikor kérdésekbe vagy akadályokba ütköztünk, mindig számíthattunk az EDITEL csapatára. Gyakorlatilag tanácsadóként mellettünk álltak. Többet kaptunk tőlük, mint egyszerűen egy technikai szolgáltatást; azon kívül, hogy segítettek a partnerek validálásában, támogattak minket az egész Infor bevezetés során. Rugalmas hozzáállást tapasztaltunk tőlük végig a projekt során.

Volt-e cégen belül bármi ellenérzés, akadályozó tényező?

Takáts László: Az EDI nem volt újdonság a kollégák körében, kíváncsiak voltak, hogy fog működni az új rendszerben. Az EDI kommunikáció mondhatni kötelező volt.

Bármiféle tanulságot meg tudtok fogalmazni, amit máshogy csinálnátok?

Motyovszki László: Az EDI kommunikáció bevezetése nem kapott megfelelő hangsúlyt a vállalatirányítási projektben. Későn kezdtünk el foglalkozni a rendszer tesztelésével és validálásával, és szorított időkeretben kellett dolgoznunk, így a projektmenedzsment feladatokban is szükségünk volt az EDITEL segítségére. Több időt kellett volna szánnunk az EDI üzenetek kezelésére az Infor bevezetési projekt során, és több, előre nem látott feladat merült fel, amelyekkel eredetileg nem számoltunk. Végül sikerült megoldani a problémákat, bár sok adatot kellett tisztítani és validálni a háttérben a rendszerek szinkronizálását megelőzően. Vállalaton belül azonban mindebből levontuk a tanulságokat, tanultunk a hibáinkból.

Milyen további fejlesztések várhatók?

Motyovszki László: Az új üzleti partnerek csatlakozása mindig az adott piaci környezet alakulásától függ. Ezt nem lehet előre pontosan megtervezni. A járműipari szektorban használatos üzenettípusokat, üzenet formátumokat minden leendő új partnerünk számára tudjuk biztosítani. Beszállítói igény esetén a JIT( Just -in-Time) üzenettípus használatára is sor kerülhet, azonban a bevezetés előtt ez némi fejlesztést igényel a mi oldalunkon.