Innovatív EDI rendszer bevezetése a Gyermelyi Zrt.-nél

A mai interjúnk során a Gyermelyi Zrt. és az EDITEL Hungary közös projektjeiről beszélgetünk, Koblencz Zoltánnal a Gyermelyi Zrt. értékesítési csoport vezetőjével, Brunner Józseffel, a Gyermelyi Zrt. fejlesztő informatikusával és Hernádi Gáborral az EDITEL Hungary Senior Sales Menedzserével. Örömmel mutatjuk be hosszútávú együttműködésünk legfontosabb eseményeit az EDI rendszer bevezetése során és a projekt fejlődésének főbb mérföldköveit.

Mikor kezdődött ez az együttműködés az EDITEL Hungary-vel? Mik voltak az első lépések?

Koblencz Zoltán:2016 szeptembere óta közösen kezeljük az EDI technológiával kapcsolatos folyamatokat. Már az elejétől kezdve voltak partnereink, akikkel EDI kommunikációt folytattunk, és azóta folyamatosan csatlakoznak új partnerek, beleértve a vállalatcsoport tagjait is.

Jól tudom, hogy itt integrált megoldást használtok?

Koblencz Zoltán:
Igen, az EDITEL Hungary segítségének köszönhetően egy integrált EDI megoldást használunk, amelyben az archiválás a felhőben történik. Ezen belül háromféle megoldást biztosítotok számunkra:

• Vállalatcsoporton belüli számla archiválást, ahol a Gyermelyi cégcsoport összes vállalata EDI alapú számlákat állít ki.
• Partnerekkel történő EDI számlázást, amely nemcsak magyar, hanem külföldi partnerekkel is működik, beleértve holland, szlovák, cseh és litván cégeket.
• Valamint PKI-alapú számlázást az olyan ügyfelek részére, akiknek nincs más elektronikus számlázási lehetőségük.

Milyen tényezők és előnyök miatt esett a választásotok az EDITEL-re? Mi volt az oka a szolgáltató váltásának?

Brunner József:
Leginkább az, hogy az API alapú számlázás fontos volt számunkra, így egy tender során választottuk ki az EDITEL-t, és azóta is elégedettek vagyunk a rendszer hatékony működésével.

Volt valamilyen speciális kritérium, aminek meg kellett felelni?

Brunner József:
Igen, szerettük volna bevezetni a PKI alapú elektronikus számlázást, mivel számos partnerünk igényelte ezt a megoldást. Az EDITEL pedig képes volt biztosítani ezt a szolgáltatást.

Kiemelhető bármilyen részleg a Gyermelyi cégcsoporton belül, amely különösen profitált az új rendszer bevezetéséből?

Koblencz Zoltán:
Főként a kereskedelmi részleget tudnám kiemelni, ahol az EDI rendszer jelentősen megkönnyítette a partnerek felé történő számlázást és rendeléskezelést.

Az EDI segítségével zárt csatornán kapjuk meg a rendeléseket, ami minimalizálja a hibalehetőségeket és automatizálja a folyamatot.

A szállítólevelek visszaérkezése után egyetlen gombnyomással küldhetjük el a számlát a partnereknek. Ez a rendszer gyors és hatékony, és a partnereink is pozitívan értékelik, hogy a számlák néhány órán belül eljutnak hozzájuk.

Beszéljünk akkor egy kicsit bővebben az üzenettípusokról, amelyekkel dolgoztok. Gondolok itt a megrendelésekre, számlákra és szállítólevelekre.

Koblencz Zoltán:
Jelenleg a szállítólevelek (DESADV) 2-3 partnernél működnek, de a rendelésfogadás (ORDERS) és számlázás (INVOIC) már szinte minden partnernél megvalósult. Vannak újonnan csatlakozott partnerek, akik egyelőre csak a rendelés leadásában működnek közre. Ők is nyitottak a szállítólevelek és számlák fogadására, de még technikai fejlesztés szükséges részükről. Az EDITEL eXite® rendszerének használatával egyetlenegy kapcsolattal lefedhetjük cégünk minden egyes üzleti partnerével folytatott teljes EDI kommunikációját. Ezáltal megvalósul az üzleti dokumentumok rendkívül biztonságos és valós idejű cseréje.

Vannak bővülési lehetőségek? Ti vagytok proaktívak a beszállító partnerekkel kapcsolatban, vagy inkább ők keresnek meg titeket?

Koblencz Zoltán:
Ez változó. Voltak időszakok, amikor mi kezdeményeztük a kapcsolatfelvételt a nagyobb partnerekkel. Ugyanakkor mostanában gyakran előfordul, hogy külföldi partnerek, akikkel szerződést kötünk, előre jelzik, milyen üzenettípusokat tudnak fogadni. Ennek köszönhetően szinte a szerződéskötéssel egyidejűleg megkezdhetjük az EDI kapcsolat kiépítését.

A szállítólevelek esetében ma már megjelent a SSCC kóddal ellátott szállítólevelek használata. Ez nálatok is bevezetésre került?

Brunner József:
Igen, már két partnerünknél is használjuk az SSCC kóddal ellátott szállítólevél formátumot. Ez valóban nagy kihívást jelentett számunkra, hiszen minden új partner esetében fejlesztésekre volt szükség, amelyek néha jelentős erőforrást igényeltek a mi részünkről. Szerencsére sikeresen bevezettük ezeket a szállítóleveleket, és most már az összetettebb SSCC formátumban is működnek. Ezáltal a jövőben könnyebben tudjuk majd implementálni az új partnereknél is.

Mitől különleges az SSCC használata?

Hernádi Gábor:
Az SSCC (Serial Shipping Container Code/Szállítási egység sorszám kód) az EDI kommunikációban azért különleges, mert lehetővé teszi az egyedi azonosítást és a szállítmányok nyomon követését, növelve ezzel az ellátási lánc hatékonyságát és pontosságát. Mindemellett az EU SSCC kóddal ellátott szállítólevelek használata a magyar piacon még nem nagyon elterjedt, kevés vállalat fordított energiát arra, hogy ezeknek az igényeknek megfeleljen, valamint fejlesztéseket eszközöljön.

Milyen ERP rendszert használtok, amihez csatlakozik az EDI kommunikáció?

Brunner József:
A JD Edwards-vállalatirányítási rendszert használjuk. Az elejétől kezdve követelmény volt, hogy összekössük az EDI rendszert a JD Edwards-al. Szerencsére sikerült megvalósítani ezt az integrációt. A JD Edwards előnyei közé tartozik a rugalmasság és a skálázhatóság, amelyek lehetővé teszik az üzleti folyamatok hatékony kezelését és az EDI üzenetek zökkenőmentes feldolgozását. Emellett a JD Edwards integrált megoldásai segítenek a valós idejű adatcsere biztosításában, növelve ezzel a pontosságot és csökkentve a hibák lehetőségét az EDI kommunikáció során.

Említenétek néhány partnert, akikkel az EDI-n keresztül kommunikáltok?

Koblencz Zoltán:
Nehéz lenne bárkit is kiemelni, mert már több mint 30 partnerünk van. Több hazai és szinte az összes nemzetközi lánccal EDI kapcsolatban vagyunk belföldön, külföldön pedig a nemzetközi láncok mindegyike bekötésre került.

Bármi nehézség vagy tanulság, amit megemlítenél a projekt során?

Brunner József:
Nem ütköztünk komoly akadályokba, bár előfordultak technikai nehézségek. Például a szállítólevél bevezetésénél az első vevőknél több egyeztetésre volt szükség. Egyik külföldi multi partnerünk esetében hosszú fejlesztési időszakkal kellett számolnunk a két tizedes pontosság miatt, de végül gördülékenyen sikerült megoldani a problémákat.

Hogyan reagáltak a cég dolgozói az új EDI rendszer bevezetésére?

Koblencz Zoltán:
Pozitívan fogadták. Látszódott, hogy a partnerek felé is jól működik ez a megoldás, így a vállalatvezetés is támogatta a vállalatcsoporton belüli bevezetést,

hiszen az EDI rendszer használata jelentősen javította a folyamatok hatékonyságát és csökkentette a hibalehetőségeket.

Az automatizált folyamatoknak köszönhetően gyorsabbá és egyszerűbbé vált a rendelések és számlák kezelése. Az alkalmazottak különösen értékelték a zökkenőmentes átállást és az új rendszer megbízhatóságát, amely növelte a munka hatékonyságát és csökkentette a papírmunkát.

Nem csak EDI kommunikációval támogatunk benneteket, hanem a PKI megoldásunkat is használjátok. Jelenleg hány ügyfélnek küldötök PKI számlát?

Koblencz Zoltán:
A Gyermelyi válllatcsoportnál körülbelül 230 vevő van, akinek PKI számlát küldünk. A PKI rendszer előnye, hogy biztosítja a számlázási folyamatok biztonságát, mivel az elektronikus aláírások használatával garantáljuk az adatok integritását és hitelességét. Emellett a PKI lehetővé teszi az automatikus és valós idejű számlakezelést, ami növeli az üzleti folyamataink hatékonyságát és csökkenti az adminisztrációs terheket.

Az Archívumban számos export funkció érhető el, ami a felhasználók napi munkáját hívatott segíteni. Használjátok ezeket?

Koblencz Zoltán:
Igen, már használtuk, és nem tapasztaltunk problémákat. Az archívumot és az export funkciókat mindenki könnyedén kezelte. A riportok használatával látjuk, hogy az adott számla például mikor lett kiküldve, azt a partner megnyitotta-e már. Segíti a kintlévőségek kezelését, tudunk emlékeztetőt kiküldeni az adott partnernek, ha azt látjuk, hogy a számlát még nem nyitotta meg. Ezek a napi munkánk során nagymértékben hozzájárulnak a zökkenőmentes munkavégzéshez.

Az üzleti környezet folyamatosan változik, ezért mindig van mit fejleszteni és tervezni. Vannak konkrét terveitek, amelyek megvalósítása rajtatok múlik, és amelyekben az EDITEL segíthet? Van valamilyen nagyobb projekt a láthatáron?

Koblencz Zoltán:
Őszintén szólva, nagyon előnyös lenne, ha a szállítólevél visszaigazolása- áruátvételi jegy- (RECADV) is működne. Jelenleg tudunk néhány partnerről, aki ezt szeretné kiépíteni, de még mindig kezdeti fázisban vannak. A pontos jogszabályi háttér sem teljesen tisztázott, az árut kísérő okmányok mellett még szükség van a papíralapú szállítólevélre is. Amennyiben ez a folyamat változna, az elektronikusan visszaigazolt szállítólevél egyszerűbbé tenné a folyamatot, ám ennek bevezetése még várat magára.

Nagyon szépen köszönjük a beszélgetést! Örömünkre szolgál, hogy segítségetekre lehettünk az EDI rendszer bevezetésében, és hogy mi is támogatni tudtunk titeket a digitális kommunikációtok fejlesztésében.