Itt az ideje, hogy frissítse EDI rendszerét?

Az EDI javítja az áru beszerzésének minőségét, valamint az ügyfelekkel és üzleti partnerekkel való együttműködést. Emellett jelentős összegeket takarít meg.

Honnan tudhatja, hogy időszerű lenne egy EDI rendszer frissítés?

Ismerős a „legacy system” (öröklött rendszer) kifejezés? Az információs technológiában ez egy régi, jól megalapozott rendszert jelent a vállalat szoftveres környezetében. Még mindig használatban van, de általában már elavult. Ez történik az elektronikus adatcsere (EDI) során is. Leginkább a kis- és középvállalkozásokat (kkv) érinti, amelyek akár évtizedekre is beleragadhatnak egy ilyen „öröklött rendszer”-spirálba. Történik mindez annak ellenére, hogy közismert tény: a digitális szakértelem és a helyes adatkezelés egyre inkább versenyelőnyt jelent a vállalatoknak.

A digitális átalakulásban rejlő lehetőségek kihasználásához intuitívabb megközelítésre lesz szükségünk az IT iránt. Emellett némi innovációs hajlandóságra, és bizonyos fokú kockázattűrésre is. A kkv-k hajlamosabbak félni egy új EDI-rendszer bevezetésétől. Ennek egyfajta „status quo” mentalitásban gyökerezik, amely a stratégia hiányával párosul. A nagyszabású adatintegráció azonban jól definiált stratégiát igényel.

Mikor áll készen az EDI-ra?

A kkv-k különösen szkeptikusak a műszaki és szervezeti követelmények, valamint azok költségei tekintetében. Ennek oka elsősorban az, hogy a meglévő ERP rendszerek (még) nem állnak készen az EDI-ra. Gyakran elég egy szakértői konzultáció az ERP szolgáltatóval, és proaktív támogatás egy EDI partnerrel való együttműködés során. Így gyorsan és egyszerűen megoldhatják ezeket a kezdeti problémákat. A teljesen működőképes és fejlett EDI-rendszer létrehozása előtt minden vállalatnak alaposan elemeznie kell saját üzleti igényeit, és mérlegelnie kell az összes felmerülő lehetőséget. Ez, bár kihívással jár, egyúttal optimalizálási potenciált is jelent.

A digitális kor alapja

Az új „EDI generáció” elsődleges célja továbbra is a lehető legmagasabb szintű folyamat-automatizálás elérése az integrált adatcsere révén, és végül a kézi és papír alapú üzleti tranzakciók elkerülése. Többek között EDI-t használnak a megrendelési információk cseréjére a kiskereskedők és a gyártók között, valamint számlázási célokra (gondoljunk csak az elektronikus számlázásra). Az EDI-n keresztül számos további üzleti folyamat is kezelhető, ideértve a törzsadatok kezelését és az elektronikus megrendelések küldését is. A kifinomult EDI rendszer szilárd alapot teremt a komplex áruáramlások kezeléséhez, a termelékenység növeléséhez, az ügyfelek egyedi igényeinek kielégítéséhez. Végül, a vállalatok számára lehetővé teszi a digitális korszak kihívásainak való megfelelést. Ezért is fontos időnként az EDI rendszer frissítés.

Hogyan állapíthatja meg, hogy rendszere elavult és aktuális lenne egy EDI rendszer frissítés:

• Nincs az ERP rendszerbe integrálva.
• A kimenő számlák küldéséhez az adatokat manuálisan kell beírni a rendszerbe.
• Az EDI használatához a kommunikációs folyamatot kézzel kell megnyitni. A felhasználóknak meg kell várniuk az adatok beérkezését és feldolgozását.
• A manuálisan bevitt adatok hibái az áru visszaküldését és az eltérések miatti plusz költségeket okoznak.
• Fél frissíteni azt a számítógépet, amelyen az EDI fut. Nem biztos abban, hogy van-e biztonsági másolat, és folytatni tudja-e a munkát ebben a rendszerben.
• RDT modemet használ.
• Az EDI egy vagy több alkalmazott számára teljes munkaidős feladatot jelent.