Egy csészében a világ – a CAFE FREI és az EDI

Megkóstolni a világot

A KSH szerint évente átlagosan csaknem 3 kg kávét fogyasztunk. Ennek a mennyiségnek a nagy részét áruházakban, nagy kiszerelésben vásároljuk meg. A CAFE FREI ezért – miután létrehozta az egyik legsikeresebb magyar kávézóláncot – úgy döntött, hogy kávékülönlegességeit elviszi a szuper- és hipermarketek polcaira is.

Együttműködés a kereskedelmi láncokkal

A legtöbb ember számára a kávé nem egyszerű ital, hanem a napindító szertartás része, hangulatjavító, a mindennapok elengedhetetlen tartozéka. A CAFE FREI erre érzett rá, amikor egy olyan, megbízható kávézóláncot épített ki, amely állandó magas minőségben, megfizethető áron kínálja a világ kávékülönlegességeit. Ahogy ők fogalmaznak, náluk a vendégek „megkóstolhatják a világot”.

Mára már nem csak kávéházaikból, hanem a legnagyobb kereskedelmi láncokból is hazavihetjük a különleges kávéfajtákat, így a CAFE FREI termékeket is.

Az elektronikus adatcsere segítségével a vállalat gyorsan és megbízhatóan képes kiszolgálni partnereit.

Sokkal egyszerűbb az életünk, mióta bevezettük az EDI-t – árulta el Holman Mariann Adminisztrációs vezető. – Korábban a kiskereskedelmi áruházak email-ben küldték el a megrendeléseket. Idén egyre jobban terjeszkedünk, és ez a jövőben is folytatódni fog, így szükségét éreztük annak, hogy kisegítsük a kollégákat az elektronikus adatcsere rendszer bevezetésével.

A másik ok, ami miatt a digitalizáció mellett döntött a cég, hogy egyre több partner kérte vagy egyenesen elvárta az EDI rendszer használatát.

Végül tavaly év végén fogalmazódott meg a CAFE FREI-nél a gondolat, hogy digitalizálják folyamataikat. Elsőként a kifli.hu-val kezdték meg az elektronikus adatcserét, majd következett az Auchan és a Spar, jelenleg pedig a TESCO áruházlánccal van folyamatban a bevezetés.

EDI bevezetése a nagyobb ügyfelekkel

Ahogy Holman Mariann fogalmazott, „a nulláról indult” a projekt, hiszen korábban a hagyományos, email és postai úton történő megrendelésfelvétel és számlázás zajlott a társaságnál.

A CAFE FREI életében az első lépés a digitalizáció felé a kifli.hu-val történő együttműködés volt. Ez a partner ugyanis már rendelkezett egy saját, kialakított rendszerrel, melyet a társaság is használt. Idővel azonban terhessé vált, hogy mind a saját, mint a partner rendszerben is rögzíteniük kell az adatokat, ezért a felesleges többletmunka megszüntetése, valamint a hatékonyabb munkavégzés érdekében döntöttek a megrendelések és számlák EDI rendszerben való adatcseréje mellett.

A kollégák pozitívan álltak a változáshoz, hiszen értették, hogy ezzel a lépéssel az ő munkájuk lesz könnyebb, és kevesebb lesz a hibalehetőség.

Holman Mariann így mesélt erről:

„Korábbi munkahelyemen dolgoztam már EDI rendszerekkel, ezért én győzködtem a kollégákat, hogy megéri váltanunk. A munkatársak hamar belátták, hogy egyszerűbb az életünk az EDI-vel,  pedig több tíz éves falakat, berögzött adminisztratív szokásokat kellett ledönteni, megváltoztatni.”

Támogatás a bevezetésen túl

A CAFE FREI és az EDITEL Hungary együttműködése 2022 február végén kezdődött meg. A vállalat a Navision vállalatirányítási rendszerét használja, így ebbe kellett integrálni az elektronikus adatcserét.

Kezdetben nehézséget okozott a megrendelések feldolgozása során, hogy két raktárból történt a kiszállítás, részben eltérő termékkörre, de ez az áruk átcsoportosításával hamar megoldódott.

„Rengeteg segítséget kaptunk az EDITEL-től a kezdetektől, amikor még például azt sem tudtuk, mi az a GLN szám” – mondta el Mariann a közös munkáról.

Ma már az EDITEL EDI kommunikációs megoldásán keresztül zajlik az adatcserea legnagyobb partnerekkel és a törvényeknek megfelelő archiválás. Az üzleti folyamatok felgyorsultak, zökkenőmentessé váltak, és ez tovább növelte a munkatársak elégedettségét. Amikor pedig új partner felé nyitnak, előnyt jelent, hogy már rendelkeznek EDI kapcsolattal.

A jövőre nézve a társaságnak számos terve van: többek között a vállalatirányítási rendszer cseréje, a termékek disztibúciójának fejlesztése, illetve a termékportfólió folyamatos bővítése. Egy biztos: az EDITEL támogatására mindig számíthat a CAFE FREI.