Múltból a jövőbe – Jégtrade Kft.

Folyamatoptimalizálás több ezer partnerrel

A Jégtrade Kft. magyar tulajdonban lévő nagykereskedelmi vállalat, ahol nemrég még naponta sok ezer papír nyomtatása történt – de mindez már a múlté. A vállalat úgy döntött, hogy – részben a fenntarthatóság jegyében – áttérnek az elektronikus számlázásra, és ezzel egy sor, a jövőbe mutató újítást vezettek be. De a lényeg még csak ezután következik.

Sok partner, ezer hibalehetőség

A Jégtrade többek között azért döntött a digitalizálás mellett, mert rendkívül sok, 6500 partnerrel dolgoznak, amelyből közel 3500 állandó. Nagykereskedelmi láncok, hotelek, éttermek mellett, szállítanak – a sok évvel vevőik között köszöntött – sarki fűszeresnek, illetve a Balaton parti kis büfébe is.

Ekkora méretű ügyfélbázis kezelése hatalmas feladatot jelent az országosan is mindössze 7 fős ügyviteli csapatnak. A mindennapok, a rengeteg adminisztrációs folyamat, szállítólevelek sokasága, számlák több példányban, a sok-sok reklamáció, a rengeteg adat, változtatás valamint a manuális adatbevitel, hibás termék feltüntetés és még sorolhatnánk, ami mind a számlázás folyamatát befolyásolja. Ahol az sem mindegy, hogy a „tészta 4 vagy 8 tojásos”, így, ha hibás egy termék megnevezése akkor folyamatosan jóváíró számlák keletkeznek…

A logisztikai folyamataik során is – mivel nagy autóparkkal és gépkocsivezető állománnyal dolgoznak – magas az emberi hibatényező lehetősége.

A vállalatnak fontos a magyar családok segítése és a munkahelyek teremtése, ugyanakkor szerették volna csökkenteni a fenti okokból eredő hibalehetőségeket, maximalizálni Partnereik tökéletes kiszolgálásából eredő elégedettségüket…

Az a gondolat, hogy digitalizálni szeretnének, már évekkel korábban megfogalmazódott a Jégtrade vezetőségében, a trendek és a fenntarthatóság ebbe az irányba mutatott, hiszen a cég környezettudatossága a közel 30 éves múltjában mindig fontos szempont volt.

Minden kezdet nehéz

Az értékesítés részéről kezdetben erős ellenállás mutatkozott, aggódtak, hogy növekszik a Partnerek megszokott fizetési hajlama, a kintlévőség, illetve, hogy a kisebb ügyfelek hogyan fogadják majd az újításokat… Kezdve a számítógép meglétével, hiszen ne felejtsük el sok-sok 15-20 éve tartó kisbolt kapcsolatokról is szó van. De mindent kétséget kizárva a menedzsment támogatásával végül sikerült elindítani a projektet.

Oskó Tamás, pénzügyi vezető így emlékszik vissza a kezdetekre:

„A követelésoldal átmenetileg ugyan megnőtt, de ahogy tisztáztuk ennek okait – nem megfelelő email címre történt a küldés, nem az vette át az árut, akinek át kellett volna-, utána gyakorlatilag robbanás szerűén nőtt a hatékonyság.”

Az újtól minden partner fél, és a változás az ügyfélkapcsolatos kollégákat is kihívás elé állította. Problémát jelentett, hogy néhány kisebb partnernél, kisboltnál az alapvető számítógépes ismeretekben is akadtak hiányosságok. De végül ezeket a partnereket is sikerült meggyőzniük a digitalizálás előnyeiről.
Egy tapasztalt partner

A Jégtrade több, lehetséges szolgáltatót is mérlegelt, végül az EDITEL Hungary Kft.-re esett a választásuk.

Ebben nagy szerepet játszott a folyamatos, személyes kommunikáció, vagyis, hogy minden kérdésükre egyértelmű válaszokat és kézenfekvő megoldási javaslatokat kaptak. Emellett az EDITEL megfelelő tapasztalatokkal rendelkezik, tisztában volt a piaci viszonyokkal és azzal, hogy mekkora munka és milyen nagységrendű döntés egy ilyen méretű cég digitalizációja.

EDITEL-től nem csak egy számlázási megoldást kapott a cég, a digitalizációs projekt az e-számlázás bevezetésével kezdődött. 2022 januárban indult az elképzelések kidolgozása, márciusban már el is indult a számlaküldés. Mindez a vállalatirányítási rendszerben is rengeteg változást hozott.

„Szeretnénk megköszönni az a fajta rugalmasságot, türelmet és a szakértelmet, amellyel az EDITEL műszaki kollégái elmagyarázták, hogyan működik a rendszer, és végigvezettek az egyes lépéseken. Az EDI megvilágítja előttünk a valós helyzetet és segít abban, hogy meglássuk azokat a területeket, ahol javítani tudunk.” – mondta el Oskó Tamás.

Egyértelmű, mérhető eredmények

Az új megoldásból származó közvetlen gazdasági előnyök közé tartozik a költségcsökkentés, a papír, nyomtatás költségcsökkentés, és a munkaórák, munkaerőköltségek csökkentése, az emberi tényezőből adódó hibák megszűnése.

Oskó Tamás elmondása szerint a vállalat másik nagy vevő állománya a HORECA (Hotels, Restaurants, Cafés) szegmens vállalkozásai is szívesebben dolgoznak együtt egy olyan partnerrel, aki bevezetett hatékonyságot növelő digitális megoldást, ezzel ők maguk is profitálnak a velünk való együttműködésből adódó fejlesztésekből.

A másik nagy előny a digitális irattár létrehozása volt. Az áruszállításban, raktározásnál az e-számlázás nem működhet elektronikus szállítólevél irattár rendszere nélkül. Ma már mind a raktár, mind a rendelésfelvétel, mind a reklamáció ebből az adattárból dolgozik.

Egy szállítólevél megkeresése másodpercek alatt megtörténik, köszönhetően annak, hogy mindent elektronikusan tárolnak. A EDITEL által írt szoftver folyamatosan fogadja a tömeg szkennelt szállítóleveleket és a tömeges mechanizmus, illetve egy válogató rendszer biztosítja, hogy emberi beavatkozás nélkül működjön a folyamat.

„A készülő recesszió és az aktuális folyamatok valamennyire rá is kényszerítik a vállalkozásokat az ilyen irányú fejlődésre. – tette hozzá. – Sok partner tanácsot kér tőlünk, hogy milyen megoldást használunk, mi azt büszkén hirdetjük, hiszen a fenntarthatóság végeredményként a közös ügyünk. Szerencsére mi a pandémia alatt is tudunk növekedni, ennek a hatékonyság növekedésnek köszönhetően.

A jövőben az archívum fejlesztése, bővítése van tervben, ezt az ügyfelek részére is szeretnénk kiterjeszteni, további munkaórákat megspórolva ezzel.